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Pour une gestion plus centralisée de leurs archives, plusieurs entreprises font recours à des logiciels d’archivage. De quoi s’agit – il et quel en est le rôle ?

Une meilleure accessibilité aux archives

Les logiciels d’archivage sont des programmes numériques qui permettent une meilleure gestion des documents archivés dans une société. Ils ont la particularité d’être adaptés aussi bien aux archivages traditionnels (papier) que modernes (numérique). C’est donc un gros avantage pour toutes les structures dont l’activité génère une quantité importante d’archives.

En termes de fonctionnalités, les logiciels d’archivage permettent d’avoir une vue globale et précise sur la composition des archives. Tous les documents y sont donc listés avec chacun leurs références (nature, date de création, etc.) et leur emplacement. Ce qui permet de retrouver plus rapidement un document en cas de besoin et de gagner du temps dans l’accomplissement des tâches. De plus, grâce aux logiciels d’archivage, les propriétaires ont en temps réel les informations sur la traçabilité de chaque archive (nombre de consultations, sortie du document, etc.)

Une sécurisation fiable des données sensibles

Certains dossiers archivés peuvent contenir des informations sensibles non ouvertes au public. Avec une gestion manuelle, le contrôle peut ne pas être toujours strict. Or, avec les logiciels d’archivage, il est possible de sécuriser dans un emplacement moins accessible au public ce type de documents. Pour les fichiers numériques, le logiciel d’archivage permet de sécuriser à l’aide de code ou d'un accès contrôlé par mots de passe, les données sensibles de l’entreprise. C’est donc un véritable outil d’aide à la gestion des archives qui vient moderniser et alléger la charge de travail des archivistes.

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